エンジニア

要件定義で意識すべき大事なこと!お客さんとの信頼関係を築こう!

要件定義で信頼を築く

 

こんにちは、古賀です!

 

本記事では、

はてな

「要件定義で意識すべき大事なことは?」

という疑問にお答えしたいと思います。

 

要件定義は、システム開発プロジェクトの出発点です。

もちろん、要件を漏れなく聞き出して、

良い提案をして、良い成果物を作ることも大事ですが、

それらをより良くするために意識して欲しいことがあります。

 

その意識して欲しいことと、

具体的な行動についてお話します!

 

自己紹介が遅れましたが、

わたしは大学卒業後、上場IT企業に就職し、プログラマー、システムエンジニアとして

約10年間働きまして、現在フリーランスをしております。

プロフィールの詳細はこちらです。

 

※「要件定義とは?」については、こちらの記事にまとめています。

システム開発における要件定義とは?要件定義書の中身や要件定義の進め方について

要件定義で意識すべき大事なこと!それはお客さんと信頼関係を築くこと!

打合せ

最初に結論を言ってしまうと、

タイトルにある通り、要件定義で意識すべき大事なことは、

「お客さんと信頼関係を築くこと」

です。

 

システム開発プロジェクトは長丁場です。

長くなればなるほど、初めが大事です。

 

要件定義の初めの内に、信頼関係を築くことができれば、

プロジェクトをスムーズに進めることができます。

 

「仲良く慣れ!」

は言い過ぎかもしれませんが、それくらいの勢いでOKです!

 

これから、信頼を築くことで得られるメリットと、

信頼を築くための具体的な行動をお話します!

要件定義で信頼関係を築くことで得られるメリット!

打合せ

信頼関係を築くことで、

  • 意見に耳を傾けてもらえる
  • ヒアリング漏れを防げる
  • 課題に対して一緒に考えてもらえるようになる

というメリットが得られます。

 

他にもメリットはありますが、とりあえず上記3つについてお話します!

意見に耳を傾けてもらえる

1つ目が「意見に耳を傾けてもらえる」です。

 

要件定義では、新システムになった時の業務運用を考えなくてはなりません。

現システムと同じことが、新システムでもできるのであれば、問題ありませんが、

それができない場合、

「新システムにおける業務の提案」

をする必要があります。

 

意見や提案を行う場は、上記の場に限らず、要件定義以降も多々あります。

 

何回も訪れる、

「自分が意見を言う」⇒「相手が受け入れる」

というステップを、スムーズに行うために必要なのが信頼関係なのです。

信頼関係が築けていないと、中々首を縦に振ってくれません。

 

自分の意見に耳を傾けてくれるように、「信頼関係」を築きましょう!

ヒアリング漏れを防げる

2つ目が「ヒアリング漏れを防げる」です。

 

要件定義に限らず、上流工程の仕事は「ヒアリング」が重要です。

 

なので、ヒアリングする自分から、

「ここはどうなっていますか?」

「この場合はどうしていますか?」

と色々と聞き出す必要があります。

 

自分だけでカバーできれば「言うことなし!」ですが、

やはり自分だけでは限界があります。

 

「お客さんから逆質問を受ける」

ことが、ヒアリング漏れをなくす秘訣です。

 

ただ、

注意ポイント

「お客さんは基本受け身」

です。

 

その受け身状態を改善してくれるのが、「信頼関係」なのです!

課題に対して一緒に考えてもらえるようになる

3つ目が「課題に対して一緒に考えてもらえるようになる」です。

 

プロジェクトを進めていけば、壁にぶち当たることが何度もあります。

「この課題、、解決法が浮かばない。。」

と頭を悩まされることも多いでしょう。

 

そこで頼りになるのが「お客さん」です!

開発会社だけでは解決が難しくても、お客さんが一緒に解決に向かって動いてくれます。

 

新しい案を考えてくれたり、

打合せに参加していないメンバーにヒアリングしてくれたりと、

協力的になってくれます。

 

最初から友好的なお客さんもいらっしゃいますが、

全てのお客さんがそうではありません。

 

しかし、信頼関係を築くことで徐々に協力的になってくれます。

お客さんは敵ではなく「同士」です。

お互いがカバーし合う関係性を築きましょう!

要件定義で意識すべき具体的な行動

会議

信頼関係を築くために、どのようなことをすればいいのか?

その具体的な行動についてお答えします!

 

簡単に言うと、

「わたしはあなたのことを知っています!」

を意識して、打合せすることですね。

 

捉え方によっては、大分気持ち悪いですね(笑)

ですが、仕事上では良い方向に向かっていきますので、ご心配なく!

 

打合せで意識すべきポイント、2つの行動を紹介します!

  • 過去の打合せ内容を覚えていること
  • 常に新旧システム両方の話をする

過去の打合せ内容を覚えていること

1つ目が「過去の打合せ内容を覚えていること」です。

当たり前のことなのですが、わたしの経験上だとできていない人が本当に多かったです。

 

過去にお客さんに教えてもらったことを、もう1回聞いてしまうこともあるかと思います。

その時はせめて、

「もう1度教えてくれませんか?」

と、「一度教えてもらった」ことを言葉にしましょう。

くれぐれも平然と「初めて質問してます」という空気を出さないようにしましょう!

 

「あの時こう言ってましたね」

と言うだけで全然印象は違います。

 

逆の立場になって考えてみてください。

過去に自分が言ったことを覚えてくれていたら嬉しいですよね?

逆に忘れてしまっていたら悲しいですよね?

 

「でも全部覚えたままは無理。。」

と思った方がいるかもしれません。

 

そこでカギを握るのが「議事録担当者」です。

議事録に対してしっかり取り組んでいれば、

過去の打合せ内容は意識せずとも頭の中に入っています。

 

議事録担当者の力を借り、

1人だけで戦わず、チームで戦いましょう!

※議事録の本当の効果はこちらの記事でまとめています!

議事録は意味ない?必要なし?めんどくさいけど「議事録を制する者はプロジェクトを制す!」

常に新旧システム両方の話をする

2つ目が「常に新旧システム両方の話をする」です。

 

ちょっと伝わりづらいと思いますので、言い換えますと、

これから導入するシステムの話だけでなく、

「現在のシステムは○○で、新システムでは△△です。」

と比較して話す

ということです。

 

導入する新システムの話をする前に、現在のシステムの話をすることで、

「あなたのことを知っています!」

とアピールしておきます。

お客さんに対して「知ってくれている」という安心感を与えます。

 

信頼関係を築くことに対しても、効果を発揮しますが、

単純に話がわかりやすくなるのも大きなメリットです。

 

お客さんも新システムになった時のイメージがつきやすいですし、

細かい部分の逆質問を受けやすくなります。

 

1つ目の「過去の打合せ内容を覚えていること」の話と繋がりますが、

現在のシステムの話をするために、ヒアリングした内容は覚えておきましょう!

まとめ

ここまでの話をまとめます。

まとめ

要件定義で意識すべき大事なことは、

「お客さんと信頼関係を築くこと」

信頼関係を築くことで、

  • 意見に耳を傾けてもらえる
  • ヒアリング漏れを防げる
  • 課題に対して一緒に考えてもらえるようになる

というメリットが得られる。

信頼関係を築く具体的な行動は、

  • 過去の打合せ内容を覚えていること
  • 常に新旧システム両方の話をする

で、

「わたしはあなたのことを知っています!」

という意識が大切!

 

お客さんと信頼関係が結べないと、毎度の打合せが苦痛で、

プロジェクトの難易度が爆上がりです。

 

せっかく正しいこと、良いこと言っているのに、

聞き入れてもらえないのは、非常にもったいないです。

 

人間は話す内容や理屈が正しくても、

「誰が言ったか?」で判断してしまう生き物です。

 

要件定義中に、その「誰が?」にならなければなりません。

「誰が?」になった後は、円滑にプロジェクトが進みます!

 

初めが肝心です。

初めに労力を掛けましょう!

これも一流思考!

エンジニアとして成長するための考え方!一流へ成長する方法とは?

 

最初に時間を掛けることで、大きな見返りがありますし、

後で時間も取り返せます!

自信をもってプロジェクトを進めることで、

プロジェクトがうまくいく可能性も上がります!

 

「わたしはあなたのことを知っています!」

この意識で「信頼関係」を築きましょう!

 

※信頼関係を築くために大事なことは下記記事でも少しお話しています!

エンジニアが知識マウントすると損をする?エンジニアとして大切なこととは?

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