エンジニア

打合せ議事録の基本的な書き方!※議事録テンプレートあります

2020年6月19日

議事録の書き方

 

お客さんとの打合せで議事録を書かなきゃいけないんだけど、
何を書いていけばいいんだろう?
初めてだから全然わからない。。

 

本記事では、

はてな

「打合せ議事録の基本的な書き方」

についてお話したいと思います。

※システム開発の打合せ議事録の書き方の話ですが、その他の場面でも基本は同じです。

 

システムエンジニアの仕事は、システムのことだけではありません。

お客さんとの打合せ議事録を書くことも、大事な仕事の1つです。

特に駆け出しシステムエンジニアにとっては、最初の仕事になるかもしれません。

超めんどくさいですけど。。

 

わたしは今まで何枚書いてきたか覚えていませんが、

わたしの経験則から、打合せ議事録の書き方をご説明します!

 

自己紹介が遅れましたが、

わたしは大学卒業後、上場IT企業に就職し、プログラマー、システムエンジニアとして

約10年間働きまして、現在フリーランスをしております。

プロフィールの詳細はこちらです。

議事録テンプレート ※こちらからダウンロードできます

議事録テンプレートが必要な方は、こちらからダウンロードしてください。

本記事では、このテンプレートの内容に従ってご説明していきます。

打合せ議事録の書き方!!の前に「目的」を忘れない!

ファイル

議事録を書く前に「目的」をはっきりさせときましょう!

議事録を書く目的は、議題に対して、

  • 決まったことは何か?
  • 今後の課題は何か?
  • やるべきことは何か?

を記録しておくものです。

その記録を打合せ後に双方確認して、認識ズレがないかチェックし、

今後のアクションに繋げます。

 

ここまでは一般的な議事録の内容ですが、

システムに関する打合せでは上記に加えて、

  • 決定に至るまでの経緯
  • ヒアリングした内容
  • 質問に対する回答

を記載するのも大事です。

後で見返した時に、非常に役立つからです。

 

議事録は打合せが終わった直後に確認するだけのものではありません。

時間が経ってから役立つ議事録が「本物の議事録」です。

打合せ議事録「ヘッダ項目」の書き方

それでは議事録の書き方を説明していきます。

まずは下記テンプレートのヘッダ部分をご確認ください!

議事録ヘッダー

ヘッダに打合せの基本情報を書いておきます。

あまり特別なことは書きませんが、主に以下のような内容を記載します。

  • 貴社名
  • 打合せ日時
  • 印欄(あまり使った記憶なし。。)
  • 貴社出席者
  • 自社出席者
  • 打合せ場所
  • 作成者(自分)
  • 議題タイトル

このあたりはテンプレートに従って、各項目を記載するだけです。

打合せが始まる前に、書いておきましょう。

それ以上は何も言うことありません。

次にいきます。

打合せ議事録「打合せ内容」の書き方

ホワイトボード

本題の議題内容を書いていきましょう。

冒頭部分には何を書く?

まずは「冒頭部分に何を記載するか?」についてです。

テンプレートには、

  • アジェンダ
  • 提出資料

を記載しています。

議事録冒頭部分

このあたりは冒頭に書かなくても、メイン部分で書いても構いません。

冒頭部分はなしでもOKです!

好きに書いてください!

打合せ議事録を書く

本題の打合せ内容を書いていきます。

議事録メイン

以下がポイントです。

  • 事前に打合せ内容を把握しておく
  • 打合せ時はとりあえず文字起こし
  • 発信者を記載しておく
  • 決定事項、課題、両者のTodoに印を付ける
  • 打合せ後に整理する
  • 長く書かない
  • 統一感を大事に!
  • 早くも大事だけど、質も大事!

事前に打合せ内容を把握しておく

基本的に議事録を担当する会社側が、

ファシリテーター(打合せの進行役)を担当するはずなので、

進行役の方に、あらかじめ打合せ内容と議題の落とし所を聞いておきましょう。

 

その内容を打合せ前に議事録に記載しておくと、非常に楽になりますし、

打合せ内容の理解を手助けします。

打合せ時はとりあえず文字起こし

打合せが始まったら、

「とりあえず会話内容を文字に起こす」

これを意識して、手を動かしましょう!

(言い忘れましたが、必ずPCを使いましょう!手書きは効率悪すぎです)

 

経験を積んでくると、

「これは書かなくていい内容だな。。」

というのが分かってきますが、始めの内は難しいと思います。

 

最初の内は、会話音声をとにかく文字起こし。

材料を集めるイメージです。

 

経験を積んできたら、

  • 話の内容を理解しながら議事録を書く
  • 話の内容を補足する内容を書いておく
  • 殴り書き状態を綺麗に整理しておく
  • 議事録書きながら打合せの会話に参加する

ことができるようになりましょう!

発信者を記載しておく

テンプレートの右側に発信者を書く欄がありますので、

誰の発言であるかを記載しておきましょう。

個人名までは記載せず、会社名レベルの記載で良いです。

決定事項、課題、両者のTodoに印を付ける

テンプレートの右側に発信者のさらに横にマークを書く欄がありますので、

そこに打合せの内容に対して、

  • 決定事項
  • 課題
  • Todo

のマークを記載しておきましょう。

 

現システムでは単価が手入力となっており非常に手間となっている ▲(課題マーク)

こんな感じです。

課題管理表といった、課題や決定事項をまとめている資料が別にあれば、

打合せ後に転記をしておきましょう。

打合せ後に整理する

「打合せが終わった直後に議事録完成!」

が理想ですが、ほとんどはそうはいかないでしょう。

会話を文字起こししただけですから、ごちゃごちゃしているはずです。

 

文章を整える上でのポイントは、

ポイント

「文章を読んで伝わるかどうか?」

です。

当たり前の話なんですが、始めの頃はこれが出来ていない人が多いです。

少しだけ文章を整えて、

「会話音声を文字に起こしただけの状態」

で提出してしまうんです。

 

打合せは視覚情報や細かい会話で意思疎通をはかっています。

それを文章だけで伝えるのは至難の業です。

 

文章で打合せ内容を正確に伝えるには、

「文章の補完(補足)をする」

ことが重要です。

 

わたしは議事録を書き始めた頃、よく先輩に、

「修飾語が足りないなぁ~」

と言われてました。

後は指示語(「あれ」、「それ」、「この」などです)ですね。

指示語も指している言葉に置き換えましょう。

 

文章の補完をサボってしまう人には原因があります。

それは、

「打合せ内容を理解していない」

ことが原因です。

理解していないので、文字起こし状態で提出してしまうんです。

 

理解していないところは、打合せ後に必ず確認しましょう!

理解していない文章はすぐにバレます!

 

打合せの場では伝わることでも、文章だけになると伝わらなくなります。

積極的に補完して、意味の伝わる文章にしましょう!

伝わらなくては意味がありませんからね。

長く書かずにまとめる

議事録を整理する上で気を付けたいことが、

「長くなりすぎないこと」

です。

 

「このブログの記事長くない?」

というツッコミは一旦置いておいてください。。。

 

「せっかく書いたのにもったいない!」

と思うかもしれませんが、無駄な部分は省きましょう。

長過ぎると見る気がなくなります。

 

まとめれるところはまとめましょう。

例えば、

自社:「商品の単価は手入力しているか?」

お客さん:「それはすべての商品に対して?」

自社:「自動の場合と手入力の場合があるのか?」

お客さん:「A商品は自動で単価取得されており、B商品は手入力している」

といった場合、4行で書くのではなく、

自社:「商品の単価は自動で取得されているか?それとも手入力しているか?」

お客さん:「A商品は自動で単価取得されており、B商品は手入力している」

と2行でまとめましょう。

 

また資料を読み上げているだけであれば、

「資料参照」と記載しておけばOKです。

その資料に関するポイントや質問があった場合は、そこだけ書いておきましょう。

 

消すかどうか迷ったら目的に戻りましょう!

目的とは関係ないと判断できたら、省いてOKです!

統一感を大事に!

ここから先は少しテクニック的なことになりますが、

「議事録は統一感が大事」

です。

 

見た目が綺麗で統一されていると、読みやすいですし、

読み手から「おっ!」と思わすことができます。

 

どのように統一させるかは人それぞれですが、

以下はわたしが意識していたことです。

  • かっこいい言葉遣い(話言葉ではなく、文章にする)
  • 飾り付けをうまく使う

 

「かっこいい」言葉遣いは簡単に言うと、

「話言葉にならないように」ということです。

 

例えば、

「じゃない」⇒「ではない」

「やってもらう」⇒「して頂く」

こんな感じです。

 

飾り付けはタイトルの項番とかですね。

項番の付け方も色々です。

<タイトル>

・タイトル

1-1.タイトル

などです。

自分がかっこいいと思ったものを選びましょう!

早くも大事だけど、質も大事!

「議事録は早さが最優先」

という人は数多くいると思います。

 

それを否定するつもりはありませんが、

質も大事です。

ようは「バランス」です。

 

早く書けても「読みもの」として機能していなければ、意味がありません。

クソ議事録を作成するくらいだったら

「最初から書かなくていいじゃん。」

って思います。

 

「議事録は他人に読まれるもの」

ということを意識しましょう。

作るならちゃんと作る。

これがシステムの品質にもつながります。

 

でも、これは自分の性格が強く出過ぎかもしれません。

わたしは議事録は基本1発OKしかもらいたくありません。

人に修正を指摘されるのはあまり好きじゃないので。。

 

修正のない議事録を書ければ、

相手にも印象が良いですし、添削者に時間を取らせないというメリットもあります。

自分のアピール材料にもなります。

 

どこまで仕上げるかは時間と相談しながら判断してみてください。

時間の掛かりすぎた議事録は、

「時間が掛かった」という点で「質が低い」とも言えます。

 

迷ったら「目的」に戻って判断しましょう!

まとめ

ここまでの話をまとめます。

まとめ

議事録は以下の内容をメインに記載しておく。

  • 決まったことは何か?
  • 今後の課題は何か?
  • やるべきことは何か?
  • 決定に至るまでの経緯
  • ヒアリングした内容
  • 質問に対する回答

打合せ後に内容をお互い確認して、認識ズレがないかチェックし、

今後のアクションに繋げていく。

議事録を書く際は以下のポイントを意識すること。

  • 事前に打合せ内容を把握しておく
  • 打合せ時はとりあえず文字起こし
  • 発信者を記載しておく
  • 決定事項、課題、両者のTodoに印を付ける
  • 打合せ後に整理する
  • 長く書かない
  • 統一感を大事に!
  • 早くも大事だけど、質も大事!

 

わたしが初めて議事録を書いた時は、打合せ内容がサッパリで書くのが大変でした。。

打合せが終わった後に、よく先輩に質問をしてました。

 

議事録を整理するのも時間が掛かる掛かる。。

最初の方は整えるだけで3時間くらい掛かってました。

 

何回も書くことで慣れてきたのもありますけど、

議事録の質を一番上げてくれるのは、

「打合せ内容の理解」

です。

 

打合せの内容が理解できていれば、そこまで時間は掛かりません。

だから事前準備も大事なのです。

 

議事録はめんどくさいです。。

わたしだって書きたくありません。。

でも大事です!

 

議事録に真面目に向き合うと、いつの間にかプロジェクトの中心になっています!

お客さんから信頼される存在になっています!

それくらい大事なんです!

 

この話をしだすとまた長くなってしまうので、

また別記事で話したいと思います。

 

真摯に向き合えば、わたしが言わなくてもきっと気付くはずです。

議事録の本当の力に!

議事録書き、頑張ってください!

 

続編を書きました!

議事録は意味ない?必要なし?めんどくさいけど「議事録を制する者はプロジェクトを制す!」

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