打合せの度に書いて、整理して、また打合せの繰り返し。
俺、最近議事録しか書いてないわ。。
ほとんど読まれないし、意味ないんじゃない？
こんにちは、古賀です！
本記事では、
はてな
「議事録は意味があるのか？」
「議事録の効果とは？」
という疑問にお答えしたいと思います。
※本記事は、システム開発プロジェクトにおける議事録の話になりますが、他場面でも基本は同じです！
本記事で一番伝えたいことは、タイトルにある通り、
「議事録を制する者はプロジェクトを制す！」
です。
そうです！
議事録は、
「めんどくさい」し、
「必要ない！」と思うし、
「いつまでこの雑用が続くんだ。。」と思うかもしれませんが、
意味があるんです。効果があるんです。
その理由について、お話していきます！
自己紹介が遅れましたが、
わたしは大学卒業後、上場IT企業に就職し、プログラマー、システムエンジニアとして
約１０年間働きまして、現在フリーランスをしております。
プロフィールの詳細はこちらです。
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プロフィール
こんにちは、古賀正雄です。現在３６歳です。 簡単ではありますが、こちらのページで自己紹介とこのブログについてお話します。 高校時代 学生時代は主に野球をしていました。 進学先の高校も野球で選びました。 ...
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議事録の基本的な書き方については、こちらの記事にまとめています！
まだ読まれていない方は、まずこちらの記事をお読みください！
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打合せ議事録の基本的な書き方！※議事録テンプレートあります
お客さんとの打合せで議事録を書かなきゃいけないんだけど、 何を書いていけばいいんだろう？ 初めてだから全然わからない。。 本記事では、 はてな 「打合せ議事録の基本的な書き ...
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※YouTubeに同内容を公開しております。
議事録をただ書くだけでは意味なし！
「議事録を制する者はプロジェクトを制す！」
と言っても、ただ単に議事録を書いているわけでは、本当に意味のない作業で終わってしまいます。
めんどくさい作業、雑用です。
ただ書くだけではなくて、意識を少し高くして議事録を書いてみましょう！
「議事録の書き方」の記事でも話しましたが、
まずは、
「打合せ内容を理解する」
これが一番大事です。
その上で、
- 質の良い議事録を書こうとする
- 議事録を整理しながら次のアクションに繋げる
を意識しましょう！
そうすることで、「議事録の本当の効果」が得られます！
意味ある議事録にするために！質の良い議事録を書こう！
意識すること１つ目が、
「質の良い議事録を書こうとする」
ですが、これは「議事録の書き方」で話していることを意識して書けばＯＫです！
ポイントとしては、
ポイント
- 伝わる文章に整理する(内容補完、修飾語、指示語)
- 長く書かずにまとめる
- 統一感を大事に！
あたりをより意識しましょう！
「作業」ではなく、頭を使う部分ですね。
そうすることで、
「打合せ内容の理解がさらに進み、記憶に残る」
という現象が起こります！
めんどくさいけど議事録整理中に次のアクションを！
もう１つ意識して欲しいことが、
「議事録を整理しながら次のアクションに繋げる」
ということですが、議事録を書くだけで終わらせないようにしましょう！
議事録には「課題」や「次回までにやるべきこと」といった、
今後のアクションを記載する役目があります。
裏を返せば、
注意ポイント
「今後のアクションを行わなければ、議事録は意味がない」
と言えます。
ですので、議事録整理中に印を付けた「課題」や「Todo」に対して、
積極的に取り組みましょう！
「課題は早めに潰すべし！」
の意識です。
議事録を整理していると、色々と気づくことがあります。
「なんかこの議題はフワっとして会話が終わっているな。。」
と、そんなことを見つけたらスピーカーに内容を確認しておきましょう！
スピーカーも回答に困って、その議題を無理やり終わらせたのかもしれません。
そういった課題も余すことなく拾い上げて、
自分でもできる「課題」や「Todo」を消化していきましょう！
議事録書きは仕事のキッカケ作りです！
先輩方の仕事をドンドンと奪いに行きましょう！
質の良い議事録作成と、課題の取り組みを続けていくと、
「仲間の信頼が得られている」
はずです！
議事録は意味がないとは言わせない！議事録の本当の効果！
「質の良い議事録を毎回書く！」
「課題やTodoも積極的にこなしてきた！」
この２つの行動がもたらしてくれるものは、
「誰よりもプロジェクト内容を理解している」
ということです。
これが「議事録の本当の効果」です！
議事録に対して、ここまで真剣に向き合えば、
自分だけ打合せを２回したようなものです。
打合せの場でも、議事録を書きながら会話に入ることができます！
みんなが忘れていることを指摘することができます！
議事録を利用して、効率よく説明資料を作ることができます！
今までの打合せ内容を加味した、良い案が浮かぶようになったりします！
良い効果は、数え上げたらキリがありません。
気が付けば議事録書きではなく、スピーカーを担当するようになっています。
気が付けばプロジェクトの中心です。
こうやって議事録書きを卒業していくのです。
打合せ内容を詳しく覚えている人が１人いるだけで、プロジェクトの安定感は全然違います。
プロジェクト開始当初から議事録を担当していれば、この効果はさらに大きいものになります。
「議事録書きがプロジェクトを制す」のです！
議事録に真摯に向き合ってみてください！
まとめ：議事録は意味ない？
ここまでの話をまとめます。
まとめ
議事録はただ単に書くだけではなく、
打合せ内容を理解して議事録を書くとともに、
- 質の良い議事録を書こうとする
- 議事録を整理しながら次のアクションに繋げる
の２点を意識して、打合せ内容を記憶に残し、課題やTodoに取り組む！
そうすると、
「誰よりもプロジェクト内容を理解している」
状態になり、
気付けば、
「プロジェクトを制している！」
わたしはプロジェクト開始当初は議事録書きを担当していても、
プロジェクトが進むにつれて、
いつの間にかプロジェクトの中心にいるということを何度も経験しました。
「打合せの内容を覚えておくこと」
単純なことなんですが、これが重要なんです。
打合せの回数が多ければ多いほど、
打合せ内容や、結論に至る経緯を忘れてしまいます。
周りのメンバーはもちろん、お客さんもです。
覚えている可能性がある人は、議事録担当者だけです。
打合せ内容を覚えているだけで、
周りのメンバーからも、お客さんからも信頼が集まります。
信頼が集まってくれば、プロジェクトを自分の力で進めやすくなります！
議事録を丁寧に整理しながら、課題や調査に取り組むのは非常にめんどくさいです。
時間も掛かります。。
でも、その掛けた時間の分だけ見返りはありますし、
その後の作業効率は上がります。
これも気付いたら一流思考です。
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「めんどくさくても先にやる！」
「後で時間は取り返せる！」
議事録に真摯に向き合い、自分のできる範囲に全力を尽くしましょう！
仕事範囲を広げましょう！
議事録を制する者はプロジェクトを制す！
これを体感してください！
