エンジニア

タスクの優先順位の付け方が仕事を効率化させる!マルチタスク状態とマイナス作業を減らそう!

2020年7月22日

タスクの順番付けで効率アップ!

 

仕事がたくさんありすぎて、どれから手を付けていいかわからない。。
あれもあるし、これもある。。あぁ、仕事が終わらない。。

 

こんにちは、古賀です!

 

本記事では、

はてな

「仕事を効率化させるタスクの優先順位の付け方は?」

という悩みについて、回答します。

 

仕事はシングルタスクが理想です。

その方が集中できますし、精神衛生上も良いです。

 

でも現実はそうはいきません。

「なぜこのタイミングで!?」

と次から次へと襲い掛かるように、タスクが山積みになることもあります。

 

そんな時に、

「何から手を付けるべきか?」

仕事の優先順位の付け方をお話します。

 

優先順位の付け方次第で仕事の効率が変わりますよ!

 

自己紹介が遅れましたが、

わたしは大学卒業後、上場IT企業に就職し、プログラマー、システムエンジニアとして

約10年間働きまして、現在フリーランスをしております。

プロフィールの詳細はこちらです。

タスクの優先順位①「まずは小さいタスクから!」

チェックリスト

まず一番はじめに片付けておきたいタスクは、

「すぐ終わる小さいタスク」

です。

 

理由は、

  • シングルタスクに近づける
  • 人を待たせたくない

この2つです。

シングルタスクに近づける

小さいタスクを終わらせたい理由の1つ目が、

できるだけ「シングルタスク」に近づけたいからです。

 

マルチタスクは効率を下げます。

「マルチタスクしてるけど、効率上がっているよ!」

と思っている人は勘違いです。

 

なぜなら、

「マルチタスクはシングルタスクを繋げ合わせたもの」

だからです。

 

その繋ぎ目ごとに集中が切れ、前回作業を思い出し、エンジンを掛けるのに時間が掛かります。

それに、仕事が1本道状態の方が心理的負担も軽いです。

「あれもある。。これもある。。」

状態にならず、良い精神状態で仕事ができます。

 

少しでもシングルタスクに近づけるように、

すぐ終わる仕事は、すぐに終わらせてしまいましょう!

人を待たせたくない

小さいタスクを終わらせたい理由の2つ目が、

「人を待たせたくない」

からです。

 

自分だけの仕事であれば、気にする必要はないですが、

「相手」がある仕事であれば、小さい仕事はすぐに終わらせましょう!

 

相手に小さい仕事(※メール等も含めます)をお願いされた場合、

「すぐ終わると思っている」

ので、後回しにしてしまうと徐々に信用が下がります。

逆にすぐ終わらせれば、印象が良くなりますし、感謝されます。

 

その小さな仕事の先に、何人もの人が待っている仕事であれば、なおさらです。

自分がプロジェクトの進行を妨げてしまいます。

 

ちょっとした調べものだったり、

すぐに返信できるメールは、

すぐに終わらせ、待っている人の数を減らしましょう!

 

仕事は1人だけで進めるものではありません。

自分が直接作業していなくても、仕事は進んでいくんです!

タスクの優先順位②「マイナス作業を減らす!」

トラブル

小さい作業の次に優先度が高いタスクは、

「マイナス作業」

です。

 

マイナス作業は、

システムエンジニアであれば、

「お客さんからの問合せ対応」

プログラマーであれば、

「プログラムのバグ修正」

とかです。

本来の仕事とは別に発生してしまったタスクですね。

 

理由は先程とほぼ同じです。

  • マイナス作業が残っていると気分が落ちる
  • マイナス作業の対応が遅いと信用が下がる

マイナス作業が残っていると気分が落ちる

タスクが増えるとストレスが増えるのと同じで、

マイナス作業が残っていると精神衛生上良くないです。

 

ストレスを抱えた状態は作業効率が落ちます。

気分良く仕事をするためにも、

さっさとマイナス作業を終わらせてしまいましょう!

マイナス作業の対応が遅いと信用が下がる

先程の「人を待たせたくない」と同様です。

マイナス作業は誰かしらの連絡を受けて発生するタスクです。

必ず「誰かが待っている」はずです。

 

先程の話は、ちょっとしたお願いごとや連絡の類でしたが、

今回はマイナス作業です。

この対応が遅れると、信用が下がります。

 

場合によっては「小さなタスク」よりも、

「マイナス作業」の方が最優先のタスクになることもあります。

相手が激怒している場合や、緊急性の高いトラブルが発生した場合です。

 

「小さなタスク」が第一優先なのは、

「時間が掛からない」からです。

それ以外の仕事は、「マイナス作業」が最優先になります。

タスクの作業ボリュームが把握できていないと、どちらを優先して良いかわからなくなるので、

作業見積能力が身に付くように、日頃から

「このタスクはどれくらいで終わりそうか?」

と予想して見積能力を身に付けましょう!

タスクの優先順位③「納期!」

目覚まし時計

最も優先順位が高いと思われたかもしれませんが、

「納期」

は3番目です。

 

「小さなタスク」や「マイナス作業」を優先したせいで、

納期が遅れることがあるかもしれません。

 

そのような時は、そのタスクの内容次第です!

「絶対に遅れてはならない仕事」

であれば最優先に浮上してきますが、それ以外であれば「納期」は3番目です。

何でもかんでも納期を優先してタスクの順番を決めると、非効率です。

今持っているタスクを効率良くこなすことを考えたら、

「小さなタスク」や「マイナス作業」が優先です。

 

納期に遅れてしまっても、

「報告の仕方」や「信頼」によっては、さほど大きな問題にはなりません。

 

納期に遅れる場合は、こちらの記事に報告の仕方を書いてありますので、

こちらを参考にしてください。

プログラマーは「納期」と「バグゼロ」どっちを優先すべきか?

 

少しきつめのことを言いますと、

「小さなタスク」、「マイナス作業」が発生して、

納期に遅れてしまうような仕事は、引き受けてはいけません。

 

「小さなタスク」、「マイナス作業」を考慮した上で、

仕事を受ける判断をしましょう。

拒否権がない場合は、受ける際に遅れる可能性があることを言っておきましょう。

それがあるだけで、もし納期に遅れたとしても信頼が下がることはありません。

まとめ

ここまでの話をまとめます。

まとめ

最も優先順位が高いタスクは、

「すぐ終わる小さいタスク」

その理由は、

  • シングルタスクに近づける
  • 人を待たせたくない

この2つ。

次に優先度が高いタスクは、

「マイナス作業」

その理由は、

  • マイナス作業が残っていると気分が落ちる
  • マイナス作業の対応が遅いと信用が下がる

最後が、

「納期」

例外はあるが、そもそも納期に遅れるような状態で仕事を受けないようにする!

遅れる時は「報告の仕方」が大事!

 

簡単な具体例を出すと、作業時間が「10時間」あるとして、

  • マイナス作業(3時間)
  • メール返信(0.5時間)
  • 現在開発中のプログラム作業(10時間)

この3つのタスクがあるとしたら、

優先度は、

「メール返信」⇒「マイナス作業」⇒「プログラム作業」

です。

マイナス作業の相手が「激おこ」でも、30分であれば優先度はこのままですね。

30分くらいであれば、あまり影響度が変わらないからです。

 

「プログラム作業」が絶対に終わらせないといけない作業だったら、

「メール返信」と「マイナス作業」を他の誰かに振れないか検討します。

 

このあたりは「感覚」で優先度を入れ替えて、行動します。

経験を積んでいくことで、優先度が徐々に見えてきて、

「どうするのがベストか?」

がわかるようになります。

 

本記事の優先度は指針に過ぎません。

臨機応変に優先度付けができるようになりましょう。

 

大事なことは、

「トータル作業時間を減らす」意識でいることと、

「良い精神状態」でいることです。

 

納期優先で考えてしまうと、この2つが疎かになり、

「負のループ」に陥ってしまい、仕事が徐々に辛くなります。

 

良い精神状態でいられるように、

シングルタスク状態を作りましょう!

マイナス作業がない状態にしましょう!

気持ちよく仕事をすれば、質の高い仕事ができます!

作業効率も上がります!

毎日楽しく仕事ができるようになります!

 

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